5 tipů pro zlepšení práce v Microsoft Teams

Microsoft Teams dnes patří mezi nejpopulárnější a zároveň nejefektivnější řešení pro online spolupráci. Používání základních funkcí je velice intuitivní, ale Teams umí i spoustu dalších věcí, které možná neznáte. Dnes si ukážeme 5 z nich.

1. Pojmenování skupinového chatu

Jistě jste se s touto situací už setkali – potřebujete něco probrat s několika kolegy z různých oddělení a neexistuje pro to vhodná skupina nebo kanál. Založíte s příslušnými kolegy skupinový chat, ale v seznamu chatů ho později nemůžete najít. Stačí v chatu klepnout na ikonu tužky vedle jmen účastníků a můžete chat pojmenovat. Podle zadaného jména je pak možné vyhledávat.

2. Chatování s uživatelem jiné organizace

V Teams existuje několik možností, jak zapojit lidi mimo Vaši organizaci. Zde si ukážeme tu nejjednodušší z nich. Pro ní stačí znát e-mailovou adresu Teams adresáta. Ta je většinou stejná jako jeho běžná pracovní e-mailová adresa, ale mohou existovat výjimky podle způsobu nasazení Teams v organizaci. Dále musí adresátova organizace Teams mít povolený externí přístup – ten je sice standardně povolený, ale některé organizace ho mohou ve svých zásadách zakázat.

Pro zahájení chatu s uživatelem jiné organizace stačí založit nový chat, napsat do pole Komu celou e-mailovou adresu adresáta a zvolit volbu Hledat externě.

Jako externí kontakt můžete s adresátem chatovat, volat a sdílet plochu. Bohužel není možné sdílet soubory, na to je nutné zvolit jeden z dalších způsobů externí spolupráce.

3. Jak na ankety

V Teams je možné udělat rychlou anketu nebo i komplikovanější průzkum mínění mezi kolegy. Nejdřív je nutné si přidat příslušnou aplikaci do chatového okna. Pro velice jednoduché ankety je možné použít Microsoft Forms, ale více možností poskytuje Polly, kterého si ukážeme v našem příkladu. Rozhraní Polly je zatím bohužel jenom v angličtině, pokud preferujete češtinu, použijte raději Forms.
Přidání aplikace probíhá v libovolném chatovém okně klepnutím na tři tečky a vyhledáním aplikace.

Polly má v zásadě 2 možnosti:

Poll – vytvoří rychlou anketu s jednou otázkou
Survey – vytvoří komplexní výzkum, který může mít víc otázek různých typů

Výsledný jednoduchý poll může vypadat třeba takto:

4. Uložení zprávy

Dostali jste důležitou zprávu, kterou si chcete uložit? A kopírujete ji do poznámkového bloku nebo do Wordu? Už nemusíte. V Teams je integrovaná funkce pro ukládání důležitých zpráv. Je možné ji aktivovat najetím myši na zprávu, klepnutím na tři tečky a zvolením možnosti Uložit zprávu.

Uložené zprávy pak vyvoláte klepnutím na ikonu uživatele v pravém horním rohu a vobou Uloženo.

5. Přidání Planneru do kanálu

Do každého Teams kanálu je možné přidat záložky s širokou paletou různých aplikací. Mezi nejoblíbenější patří určitě SharePoint, OneNote a Planner. Právě na Planner se stručně podíváme. Jde o aplikaci pro efektivní správu úkolů. V Teams se ideálně pojí například s kanálem týkající se konkrétního projektu nebo klienta.
Pro přidání záložky Planneru je nutné otevřít příslušný kanál, klepnout na + v pravé části seznamu karet a vyhledat aplikaci Planner. Při vytváření je možné buď možné vytvořit a pojmenovat nový plán, nebo přiřadit již existující.

V Planneru je možné vytvářet, přidělovat a sledovat plnění úkolů. Úkoly jsou rozděleny do kontejnerů, díky kterým je možné úkoly přehledně třídit. Výsledek může vypadat například takto:

Bonus

Jako bonusový tip pro zvídavé – možnost oslovení uživatelů a kanálů pomocí zadání @ do vyhledávacího nebo chatového kanálu pravděpodobně znáte a používáte. Zkuste ale do vyhledávacího řádku napsat lomítko /. Zobrazí se Vám seznam rychlých příkazů. Mezi mé oblíbené patří /busy a /files.