fbpx

Rozjíždíme Microsoft 365 pro školy | 1. díl

Online vzdělávání a výuka se v posledních měsících vlivem koronavirové pandemie staly žhavě diskutovaným tématem. Zatím se většina škol soustředila na to, aby studentům v krizové situaci zajistila alespoň nějakou formu výuky i v období karantény. Situace kladla vysoké nároky jak na pedagogy a ředitele na jedné straně, tak na studenty a jejich rodiče na straně druhé. Nasazená řešení se pohybovala na široké škále od zasílání a kontroly úkolů e-mailem až po plnou audiovizuální výuku s využitím multimediálních studijních materiálů. Spousta škol se také potýkala s tím, že nechaly volbu nástrojů a způsobu online výuky v kompetenci jednotlivých vyučujících. Toto pak působilo problémy hlavně studentům, protože byli nuceni s každým vyučujícím komunikovat jinými nástroji a v jiném prostředí.

Vzhledem k uklidňující se situaci mají školy ke konci školního roku jedinečnou příležitost zamyslet se nad využíváním online výuky a vzdělávání v budoucnu a připravit na příští školní rok robustní a uživatelsky příjemné řešení. Důvodů, proč se této problematice věnovat, je hned několik:

    1.  Archivy online lekcí a studijních materiálů poskytují absentujícím studentům možnost kontaktu s probíranou látkou.
    2. Multimediální materiály poskytují dnešním generacím studentů příjemné zpestření výuky a větší chuť ke studiu.
    3. Znalost nástrojů pro online spolupráci dává studentům výhodu v budoucím zaměstnání, protože většina firem je dnes hojně využívá.
    4. V případě opakování rozsáhlé krizové situace budou školy schopny poskytovat kvalitní výuku na dálku.
Právě z těchto důvodů jsme připravili seriál o komplexním řešení online výuky od společnosti Microsoft, kde vám celé řešení představíme, ukážeme hlavní funkce a prozradíme i některé tipy a triky, které vám zpříjemní práci s ním.

Proč zvolit Microsoft 365 pro školy?

Microsoft 365 není jediné řešení na trhu, existuje ale několik pádných důvodů, proč se pro něj rozhodnout:

    1. Licence zdarma – licence všech aplikací pro prohlížeč je v případě akreditovaných škol zcela zdarma jak pro pedagogy, tak pro studenty.
    2. Robustnost – celé řešení je postaveno na technologiích určených původně pro velké podniky, je tak velice stabilní a disponuje garantovanou dostupností 99,9 %.
    3. Zabezpečení a soulad s předpisy – při správném nasazení se jedná o velmi bezpečné řešení, které na rozdíl od mnoha jiných alternativ garantuje splnění všech zákonných požadavků na ochranu osobních údajů včetně GDPR.
    4. Vše na jednom místě – Microsoft 365 nabízí širokou paletu aplikací, které budete mít přístupné z jednoho místa a s jedním přihlášením. Navíc je vše dostupné v podstatě z libovolného zařízení – od stolního PC přes tablety až po mobilní telefony.
    5. Rozšiřitelnost – kromě online výuky je možné realizovat a přímo integrovat i mnoho dalších školních a souvisejících agend.

Ukázka funkcí

Plánování nasazení

Nasazení Microsoft 365 pro školy není nijak komplikované. Přesto existuje několik otázek, na které bychom před implementací měli znát odpověď:

    1. Jaké aplikace a agendy budeme provozovat?
    2. Jaké licence zvolíme?
    3. Jak bude řešení integrováno do současného IT prostředí?

Aplikace a agendy

Zde si představíme hlavní aplikace sady Microsoft 365, které jsou relevantní pro školy:
 
    1. Teams pro školy – je základem online výuky a spolupráce. Probíhá přes něj audio a video výuka, sdílení studijních materiálů, písemná komunikace se studenty, zadávání úkolů a testů, a známkování.
    2. Stream – platforma pro práci s videem, na niž se automaticky umisťují všechna videa z nahraných výukových lekcí. 
    3. Forms – aplikace pro tvorbu interaktivních formulářů. Používá se hlavně pro vytváření online testů, ale také třeba pro bezpečnostní školení zaměstnanců, průzkumy mínění rodičů apod.
    4. Outlook – spolehlivé a bezpečné řešení pro e-maily, kalendář a kontakty jak pro pedagogy, tak i studenty. Všechny licence nabízí 50 GB schránku na každého uživatele. Dle zvolené licence buď jako aplikace v internetovém prohlížeči nebo i k instalaci na PC a práci offline.
    5. Word, Excel, PowerPoint – populární aplikace pro práci s textem, tabulkami a prezentacemi. Oproti běžným verzím umožňují v prostředí Microsoft 365 spolupráci nad dokumenty v reálném čase. Dle zvolené licence buď jako aplikace v internetovém prohlížeči nebo i k instalaci na PC a práci offline.
    6. OneDrive – osobní úložiště souborů přístupné odkudkoliv s neomezenou kapacitou a možností snadného a bezpečného sdílení v rámci školy i mimo ni.
    7. SharePoint – slouží hlavně jako sdílené úložiště dokumentů, kromě toho ale umí i vytvářet webové portály a ukládat strukturované seznamy.
    8. Power Automate, Power BI, Power apps – aplikace pro automatizaci procesů, vizualizaci dat a tvorbu vlastních jednoduchých aplikací bez programování. Ve školním prostředí bývají často opomíjeny, ale umožňují automatizovat a elektronizovat velké množství školních agend přímo v prostředí Office 365. Detailněji se jim budeme věnovat v některém z dalších dílů tohoto seriálu.
    9. Intune, Azure Information Protection, Advanced Threat Protection – pokročilé funkce pro bezpečnost a správu počítačů a zařízení. Budeme se jim věnovat v některém z dalších dílů tohoto seriálu.

Licence

Většina škol asi uvažuje hlavně o licenci Office 365 A1, která je zdarma. Rozhodně se nejedná o špatnou myšlenku, protože licence obsahuje vše potřebné pro start plnohodnotné online výuky. Hlavním omezením je, že všechny aplikace jsou dostupné pouze v prohlížeči a není možné si nainstalovat tradiční verze do PC, tabletu nebo mobilu. V následující tabulce si shrneme nejpopulárnější používané licence prostředí Microsoft 365.
Office 365 A1
Office 365 A3
Microsoft 365 A3
Typ licence
Zdarma
Placená
Placená
Teams pro školy
E-mail s 50 GB schránkou
Neomezené osobní a sdílené úložiště
Outlook, Word, Excel, PowerPoint v prohlížeči
Outlook, Word, Excel, PowerPoint k instalaci do PC a dalších zařízení
Automatizace instalace, nastavení a správy školních PC a dalších zařízení
Pokročilé zabezpečení

Naše doporučení pro licencování jsou následující:

    • Microsoft 365 A3 je vhodný pro školy, které chtějí ušetřit za správu sítě nebo vyžadují vyšší zabezpečení.
    • Office 365 A3 doporučujeme pořídit pedagogům ve všech školách – jde o komfortnější řešení umožňující práci i bez připojení k internetu.
    • Office 365 A1 je ve většině škol zcela postačující pro studenty. Menší školy, které mají velmi omezené finanční možnosti, ho mohou s klidem použít i pro pedagogy.

Integrace se současným IT prostředím

Nasazení Microsoft 365 pro školy může být velice rychlé. Přesto doporučujeme zamyslet se nejprve nad tím, jak bude řešení spolupracovat s ostatními IT systémy školy. Tato sekce je z povahy věci poněkud techničtějšího rázu, za což se netechnickým čtenářům předem omlouvám 🙂

Oblasti, které je vhodné zohlednit:

    1. Přenos domény a migrace e-mailů – vzhledem k tomu, že e-mail a kalendáře jsou velice důležitou součástí řešení, převod školní domény a e-mailů do Microsoft 365 rozhodně doporučujeme. Nejde o nutný krok, pokud se ale rozhodnete řešit e-maily jiným způsobem, budou muset pedagogové spravovat 2 schránky v různých prostředích. Samotná migrace e-mailů není komplikovaná, je při ní však možné narazit na různé problémy hlavně na straně původního e-mailového řešení. Zde  rozhodně doporučujeme konzultaci s odborníkem.
    2. Napojení účtů – pokud škola disponuje vlastním serverem (servery) a používá službu Active Directory, je možné k tomu přistoupit následujícími způsoby:
      1.  Nezávislé účty – účty pro Microsoft 365 budou spravovány odděleně od místní sítě a nebude existovat žádné propojení. Jde o nejjednodušší řešení, jehož hlavní nevýhodou je nutnost pro uživatele spravovat 2 různá hesla. Další nevýhodou je, že pro obě prostředí existují samostatné bezpečnostní politiky.
      2. Propojení účtů pomocí Azure AD Connect – u tohoto řešení dojde k propojení a synchronizaci místních účtů s účty Microsoft 365. Výhoda pro uživatele je, že má pouze jeden účet s jedním heslem a platí pro něj jednotná bezpečnostní politika. Nevýhoda je závislost na běhu místního serveru a technická komplikovanost řešení.
      3. Přechod na Azure Active Directory – jedná se o kompletní přesun účtů do cloudového prostředí Microsoft 365 a připojení místních počítačů a serverů k němu. Jde o technicky nejvyspělejší řešení, které poskytuje nejvyšší spolehlivost a bezpečnost do budoucna. Hlavní nevýhodou je větší jednorázová pracnost samotného převodu.
    3. Napojení na další systémy školy – určitě je dobré promyslet, jak se na nové řešení budou napojovat další školní systémy. Běžně je nutné připojit především všechny aplikace a zařízení používající e-mail (např. kopírky, školní informační systémy apod.). Pokud dojde k migraci účtů a adresářové služby, je nutné zajistit připojení všech dalších systémů do ní.
    4. Převod agend do Microsoft 365 – velkým přínosem řešení Microsoft 365 je možnost elektronizace různých agend, které vyžadují vyplňování formulářů, schvalovací proces, automatické zpracování dat apod. Výhodou je zvážit, které agendy dává smysl přesunout do prostředí Microsoft 365 už před implementací. Agendy lze převádět postupně po prvotní implementaci, je ale dobré mít alespoň rámcový plán rozvoje.

Závěr

V prvním dílu seriálu o Microsoft 365 jsme nastínili témata, kterým je dobré se věnovat před implementací systému. V dalších dílech se budeme věnovat základnímu nastavení a používání systému.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *